Sekedar Oret - Oretan: April 2011

Penyusunan Laporan

Apakah manfaat dari laporan? Bagaimana kaitan antara laporan dengan pegawai administrasi ? Penyusunan laporan untuk pimpinan merupakan bagian dari tugas pegawai administrasi, baik yang bersifat rutin maupun instruksional (perintah atasan). Hal ini dilakukan karena pada hakikatnya tugas mereka adalah meringankan beban pimpinan, dan karena beban tugas pimpinan begitu banyak dan harus diselesaikan maka pegawai harus menyusun laporan untuk pimpinan. Oleh karena itu, penting bagi pegawai administrasi untuk mengetahui dan memahami hal-hal yang berkaitan dengan laporan.

Laporan merupakan bentuk komunikasi yang dapat dilakukan secara tertulis atau lisan mengenai sesuatu hal tertentu sesuai dengan tujuan penulisannya. Uraian berikut akan lebih ditekankan pada pembahasan hal-hal yang berkaitan dengan laporan tertulis. Laporan inilah yang secara resmi dijadikan sebagai sumber informasi, alat pertanggungjawaban, dan alat pengambilan keputusan dalam kehidupan organisasi.

Jenis-jenis Laporan

Jenis laporan dapat ditentukan berdasarkan sifat dan kandungan laporan itu sendiri. Laporan terbagi menjadi dua, yaitu Laporan Lisan dan Laporan Tertulis.

Contoh laporan lisan :

Laporan Berita
Laporan Langsung

Contoh laporan tertulis :

Laporan Tahunan
Laporan Khas
Laporan Prestasi
Laporan Sulit
Laporan Kajian
Laporan Penilaian
Laporan Aktiviti

Sebelum laporan disajikan secara lisan, laporan terlebih dahulu disusun dalam bentuk tertulis secara sistematis sehingga mudah dipahami. Dari segi bentuk tertulis, laporan terbagi menjadi seperti berikut.

1. Laporan berbentuk formulir atau matriks, yaitu laporan yang tinggal mengisi pada blangko yang disediakan.

2. Laporan berbentuk memorandum atau nota, yaitu laporan yang diuraikan secara singkat. Laporan ini dibuat dalam rangka proses hubungan kerja antara atasan dan bawahan atau antar-unsur-unsur dalam suatu instansi.

3. Laporan berbentuk surat, yaitu laporan yang diuraikan lebih panjang dari memorandum sebagaimana uraian dalam bentuk surat biasa. Jenis laporan ini dapat dipergunakan untuk bermacam-macam topik.

4. Laporan berbentuk naskah, yaitu laporan yang panjang, biasanya disusun seperti makalah. Materi laporan dibagi menjadi beberapa topik dan subtopik.

5. Laporan berbentuk buku, yaitu laporan yang disusun dalam bentuk buku.

C. Tahap-tahap Dasar Pembuatan Laporan

Tahap-tahap yang harus dilakukan dalam pembuatan laporan, yaitu :

1.Tahap Persiapan
Pada tahap awal ini harus terjawab beberapa pertanyaan penting seperti hal apa yang akan dilaporkan ? Mengapa hal itu harus dilaporkan ? Kapan laporan akan disampaiakan ? Data apa yang penting, baik sebagai data utama maupun data pendukung ? Dengan terjawabnya beberapa pertanyaan ini, maka akan dapat dirumuskan secara jelas latar belakang dan masalah laporan, tujuan laporan, target waktu laporan, data yang relevanuntuk disajikan, dan sumber-sumber data.

2. Pengumpulan dan Penyajian Data
Setelah itu, langkah berikutnya adalah merencanakan pengumpulan dan penyajian data. Dalam proses pengumpulan harus selalu mengacu pada permasalahan dan tujuan yang telah ditetapkan. Data yang diperoleh dari berbagai sumber, baik sumber primer maupun sumber sekunder. Setelah dikumpulkan, kemudian data itu dikelompokkan, data mana yang menjadi bahan utama dan data pendukung atau penunjang.

3. Sistematika Laporan
Tahap berikutnya adalah menentukan bagian-bagian utama laporan atau lazim disebut sistematika laporan, kemudian sub-sub bagian laporan yang nantinya akan dijabarkan lebih lanjut dalam kalimat-kalimat.

4. Penulisan Laporan
Pada tahap penulisan laporan harus mengacu pada sistematika yang telah ditetapkan sehingga laporan tersebut dapat tersaji secara runtut, mudah dipahami, dan enak dibaca.

D. Penyusunan Laporan

Isi laporan hendaknya lengkap yaitu menjawab semua pertanyaan dibawah ini :

1. Apa ( What ? )

2. Mengapa ( Why ? )

3. Siapa ( Who ? )

4. Dimana ( Where ? )

5. Kapan ( When ? )

6. Bagaimana ( How ? )

Kerangka penyusunan laporan

Urutan isi laporan sebaiknya diatur, sehingga penerima laporan dengan mudah dapat memahami isi laporan, seperti berikut :

I. PENDAHULUAN

Pada pendahuluan disebutkan tentang

1. Mengapa diselenggarakan kegiatan

2. Dasar hukum kegiatan

3. Apa maksud dan tujuan kegiatan diadakan

4. Ruang lingkup isi laoran

II. ISI LAPORAN

Pada bagian isi, dimuat segala sesuatu yang ingin dilaporkan misalnya :

1. Jenis kegiatan ( lomba tingkat, pelantikan, musyawarah, dsb )

2. Tempat dan waktu pelaksanaan kegiatan

3. Petugas pelaksana kegiatan

4. Persiapan dan rencana kegiatan

5. Peserta kegiatan

6. Pelaksanaan kegiatan ( menurut bidangnya, waktu pelaksanaannya, urutan fakta-faktanya )

7. Sarana dan alat kegiatan

8. Kesulitan dan hambatan yang dihadapi

9. Hasil yang dicapai

10. Kesimpulan dan saran penyempurnaan di kegiatan yang akan datang.

III. PENUTUP

Pada bagian ini ditulis ucapan terima kasih kepada yang membantu kegiatan dan permintaan maaf atas kekurangan yang terjadi

IV. LAMPIRAN

Pada lampiran dapat juga dilampirkan :

1. Photo-photo kegiatan

2. Tanda bukti, kwitansi dsb

3. Surat – surat keterangan, surat jalan, dsb.

sumber:

http://www.scribd.com/doc/7366483/Contoh-Format-Laporan
http://paknewulan.wordpress.com/2009/07/24/tata-cara-penyusunan-laporan/

Abstrak

Abstrak merupakan bentuk ringkas dari isi suatu dokumen yang terdiri atas bagian-bagian penting dari suatu tulisan, dan mendeskripsikan isi dan cakupan dari tulisan. Menurut American National Standards Institute (1979), definisi abstrak adalah representasi dari isi dokumen yang singkat dan tepat.

Dua konsep utama dalam membuat abstrak:

Conciseness.
Significance.

Fungsi / Tujuan abstrak:

Current awareness: memudahkan para pembaca untuk mendapatkan informasi terbaru tentang suatu bidang yang diminati, tanpa harus membaca seluruh isi dokumen.
Menghemat waktu pembaca.
Melanjutkan membaca atau tidak ?.
Menghindari terjadi duplikasi tulisan.
Keyword : memudahkan dalam penyimpanan secara elektronis.

Isi Abstrak

Tujuan (Purpose)

Apa alasan penulis ?
Apa ide utama (main idea) dari penulis ?

Cakupan (Scope)

Apa yang menjadi fokus penulis ?
Dimana yang menjadi konsentrasi dari penulis ?

Metode (Method)

Jenis-jenis temuan yang ditampilkan penulis
Bagaimana penulis meyakinkan pembaca tentang validitas dari ide utamanya ?

Tipe Abstrak

Descriptive Abstract

Berisi informasi yang terdapat pada tulisan
Berisikan tujuan, metode, dan cakupan dari tulisan
Tidak mencakup hasil, kesimpulan dan rekomendasi
Biasanya sangat pendek
Memperkenalkan kepada pembaca tentang subjek dari tulisan

Informative abstract:

Merupakan substitusi dari dokumen
Berisi spesifik informasi dari tulisan
versi miniature dari dokumen yang mencakup tujuan, metode, cakupan, hasil, kesimpulan dan rekomendasi dari tulisan
Pendek, biasanya 10 % dari panjang tulisan
Biasanya digunakan dalam laporan penelitian

Qualities of Good Abstract

Menggunakan satu atau beberapa paragrap yang baik, merupakan satu kesatuan (unified), koheren, concise dan dapat berdiri sendiri (able to stand alone).
Mengikuti kronologis dari tulisan
Adanya transisi secara logika diantara informasi yang diberikan
Tidak menambahkan informasi baru, hanya meringkas laporan/tulisan
Dapat dimengerti oleh banyak pembaca

Steps for Writing Effective Abstracts

Baca ulang artikel, paper atau laporan

Lihat secara spesifik bagian-bagian utama dari tulisan:tujuan, metode, cakupan, hasil, kesimpulan, dan rekomendasi
Gunakan heading, outline dan daftar isi sebagai bantuan untuk menulis abstrak
Jika menulis abstrak dari tulisan orang lain, bagian pendahuluan dan kesimpulan merupakan tempat yang baik untuk memulai. Biasanya mencakup apa yang ditekankan (main idea) dari tulisan tsb.

Tulis Draft Kasar, tanpa melihat tulisan lagi

Jangan hanya mengkopi kalimat kunci dari tulisan: Anda akan mendapatkan informasi yang terlalu banyak atau informasi yang terlalu sedikit.
Buat ringkasan informasi dengan bahasa sendiri

Revisi Draft Kasar tersebut dengan:

Membetulkan kesalahan strukturnya
Tingkatkan transisi dari point satu ke point lainnya
Buang informasi yang tidak berguna
Tambahkan informasi yang tertinggal
Hilangkan kata-kata yang tidak perlu
Betulkan kesalahan ejaan, grammar, dsb.

Cetak dan baca lagi

Tips

Buat supaya pekerjaan Anda terkesan menarik
Hindari bahasa yang panjang dan kompleks
Hindari penggunaan jargon (hyperbolis)
Tetapkan batasan kata dalam setiap kalimat
Pastikan bahwa abstrak sudah mencakup seluruh point penting dalam tulisan
Abstrak pendek (100-300 kata) untuk artikel dan paper biasanya dalam satu paragraph sedangkan abstrak yang lebih panjang, untuk tesis dan laporan bisa dalam beberapa paragraph

Sumber :

http://staf.cs.ui.ac.id/WebKuliah/Scientific-Writing/Abstrak.ppt